今回は、英語を使って仕事をしている方からの、初心者向けのアドバイスです。
最初のうちは英語でのメールや電話って、とても緊張しますよね？
勉強や工夫を重ねて、少しずつレベルアップしていきましょう！
はじめに
私は、大学卒業後TOEIC600点超の英語力で、海外と関わる仕事に携わってきました。
新設の部署だったため、周りには先輩と呼ぶことが出来る先輩もおらず、手探りで仕事を進めていましたが、その代わり自己流のやり方を見つけることができました。
今回は、英語を使用した業務に初めて携わることになった初心者の方に向けてアドバイスします。
心構え
海外の人と仕事をすることになってはじめに不安になるのは、英語力の問題だと思います。もちろん英語力があるに越したことはなのですが、英語力は勉強時間に比例するものなので一朝一夕にはどうにもなりません。日々の仕事と独学で少しずつ慣れていきましょう。
英語力以外で、始めのうちに身につけていくべきなのは、「自分の当たり前は相手の当たり前じゃない」という心構えだと思います。これは国内外関係ないことですが、特に海外の人と仕事をするときは常に念頭に置いておきましょう。
たとえば、時差の問題です。数時間の場合もあれば、数十時間の場合もあります。「〇日までにお願いします」と伝えても、相手の〇日はこちらの1日後かもしれません。ミーティングを設定したり、回答締め切り日を設定したりする場合は、気を付けておきましょう。
祝日についても注意が必要です。その国ごとに祝日が異なりますし、相手が長期休暇に入ってしまったせいで連絡が取れなかった・・・というケースも考えられます。（私も経験済みです。）海外の人と仕事をすることになったら、相手のカレンダーや時差早見表等をチェックするくせをつけておきましょう。
英文メールの書き方
始めに、自分の英文署名を作りましょう。日本語では☆や♪などの記号を署名の一部として使用している方もいますが、相手のPC環境によっては文字化けをする可能性が高いため使用は避けましょう。
次に、実際のメール文です。日本語メールでは「お世話になっております。」から始まり、「以上、よろしくお願い致します。」等の言葉で締めくくることが多いですが、そういった表現を無理に英語にするのは無理がありますし、不自然になってしまいます。
詳しい英文メールの書き方については、インターネット上の情報や書籍を参考にすることをおすすめします。自己流で書き始めるのは時間がかかりますし、何よりも伝わりづらくなってしまうため定型文をいくつか使用した方が効率が良いです。
シンプルでわかりやすい表現で、短めにまとめることがポイントです。１つのメールに複数の話題を入れるのはできるだけ避けましょう。日本語のメールでもそうですが、内容がぼんやりして伝わりづらくなるだけでなく、メールが長くなってしまいます。メールでは伝わりづらい内容の場合は、資料を添付して伝える方法もあります。次項の資料作成の秘訣も参考にしてみてください。
文章は、あいまいな表現は避け明確に書くことが大切です。具体的には、「〇〇について教えてください」と言いたい場合は「〇〇についてX月X日まで教えてください」と伝えた方が明確です。「できるだけはやく」という意味のAs soon as possible(ASAP)も便利なフレーズですが、具体的ではないため日付を指定した方が早く返事がもらえる場合もあります。
メール文が完成したら、もう一度読み返してみましょう。スペルチェックのためにざっと翻訳サイトを活用するのもおすすめです。特に名前を間違えると失礼にあたるので、きちんと確認してから送信することが大切です。
資料作成の秘訣
外国人向けの資料を作成したり、日本語の資料を英訳したりする場合もあるかと思います。実際、私は英語が苦手な上司のために上司が作成した資料を英訳する機会がありました。その上司特有かもしれませんが、日本人の資料は総じて文字数が多いように思います。直訳をしてしまうと、なんとも長ったらしい表現になることがほとんどでした。
パワーポイント等のプレゼン資料は、文字情報が多すぎるとなんだか情報過多で見る人に圧迫感を与えるものになりがちです。必要に応じて英語バージョンの資料では、日本語と全く同じ表現をするのではなく情報を削る必要もあります。
自分で資料を一から作成する場合、テンプレートを上手に活用するのはもちろんですが、もう一つ使えるテクニックがあります。それは、情報を見える化することです。
私の英語力が今よりもなかった時によく使っていたテクニックなのですが、ある程度の期間のプロジェクト（それがたとえ短期間であっても）の場合は、「これは私がやること」「これはあなたがやること」という意思を明確にするためにスケジュール表を作っていました。
資料作成するのは少し手間と時間がかかるのですが、認識の違いが発生しにくいため大きなトラブル回避につながっていたと感じています。
メール送信時の注意と重複しますが、スペルチェックもお忘れなく。日本語の資料よりも念入りにチェックしましょう。
電話対応
海外からの電話がかかってくる可能性がある部署に配属されたら、まず最初によく使うフレーズ集を手元においておくと安心です。自信がなければ、空き時間や家で声を出して練習しておくだけでも効果があります。
英語力に自信がないのに、担当者が不在で取り次げない・・・というケースもありますよね。そんなとき、親切心で日本語の電話のように「ご伝言承りましょうか？」と伝えるのはできるだけ避け、「折り返しお電話いただけますか？」と自分のペースにしてしまいましょう。（もちろん伝言を聞きとることができたらすばらしいです！）
聞き取れないなら、「もう少しゆっくり話していただけますか？」とお願いしても大丈夫です。ネイティブ同士ですら、電話越しでは伝わりづらいものなのですから安心して聞き返しましょう。分かったふりをしてしまうのが一番してはだめなことです。
まとめ
今回ご紹介した内容は、全体的に日本語でも共通のルールが多かったかと思います。しかし、全体を通してやはり大切なのは「自分の当たり前は相手の当たり前じゃない」という心構えです。英語力は少しずつ身についていきますが、相手の状況を常に考えることは自分の意識が変わらないとできません。
誰でも初めての仕事は緊張するものです。ましてや母国語ではない英語を使うのは、とてもプレッシャーだと思います。しかし、数をこなせば少しずつ慣れていくものなので、心配しすぎないで頑張ってください。
最後に念押しですが、スペルチェックはくれぐれもお忘れなく！
Kiminiオンライン英会話ブログ編集チームです。英語学習に役立つ情報をお届けいたします。