英語でメールを作成する際に、ちょっとしたルールやマナーがわからず、迷ってしまうことはありませんか。今回は、ビジネスシーンにおいて、英語で作成するメールの書き方や注意点などについてお伝えしていきます。英語でのメール作成に不安を感じている人や、改めて確認をしておきたいという人は、参考にしてみてはいかがでしょうか。

件名は具体的かつシンプルに

英語のメール件名は具体的かつシンプルに

メールを受け取った時に、まず目に入るのは件名ですよね。送られてきたのが何の内容についてのメールなのか、件名を見て瞬時にわかるような工夫をすることが大切です。それは、日本語でメールを作成する時でも、英語でメールを作成する時でも同じです。丁寧に書こうと意識すると、結果としてだらだら長くなってしまうことがあります。ポイントを抑えて、簡潔な文章にまとめるようにしましょう。長くても6単語から8単語ぐらいでまとめておくと、読みやすくなります。また、件名には基本的に「a」や「the」といった冠詞は必要ありません。状況に応じて削除するようにしましょう。

メールを通じて相手に何らかの依頼をする場合は、「Request for 〇〇」や「Inquiry for 〇〇」といった表現を使います。例えば、見積り依頼をしたい時には、「Request for quotation」となります。商品の注文をしたい場合は、「Order for 〇〇」などのような表現を使います。また、ミーティングに関する内容を送りたい場合には、「Meeting on April 5th」などのように具体的に書くようにしましょう。「Information」などのように単語のみの表現にしたり、抽象的な表現にしたりすることは避けることが大切です。

宛先には敬称を忘れずに!

日本語でメールを作成する場合、本文の冒頭には「○○様」のように宛名を記載しますよね。それは、英語でメールを作成する場合も同じです。日本語の「様」にあたるDearを用いて、「Dear+敬称+名字+コンマ」と表記していきます。「Hi 〇〇,」や「Hello 〇〇,」のような書き方は、友人などのようなカジュアルな関係の人に送る場合に使います。そのため、相手との関係性にもよりますが、ビジネスシーンではあまり向いていないと言えるでしょう。男性の場合、敬称は「Mr.」、女性の場合は「Ms.」もしくは「Miss.」となります。また、相手が医者の場合は「Dr.」、教授の場合は「Prof.」という敬称を用います。「Dr.」や「Prof.」を付けた場合は、「Mr.」などは不要になります。敬称の付け忘れは失礼に当たるため、忘れないようにしましょう。

また、状況によっては、複数の人へメールを送りたい場合や、相手の性別がわからず敬称が選べない場合もありますよね。日本語で言うところの「関係者各位」は、英語では「To whom it may concern,」となります。また、「お客様へ」としたい場合は「Dear Customer,」、「従業員各位」であれば「Dear Employees,」を使います。

本文の書き方のポイントとは

英語メール本文の書き方のポイントとは

本文では、書き出しにはまず簡単な挨拶文が必要になってきます。日本語で作成する場合によく使う、「いつもお世話になっております。」にあたる部分です。「〇〇について連絡させて頂きます。」という場合は「I am writing about 〇〇.」のように書きます。もし、相手に初めてメールを送る場合には、「〇〇社の〇〇と申します。」のように簡単な自己紹介を行います。自己紹介には、「I am ○○ in 〇〇 corporation.」や「My name is 〇〇 from 〇〇 company.」のような表現がシンプルで効果的です。

また、相手に対して感謝の気持ちを述べたい場合には、「Thank you for 〇〇.」とします。例えば、「先週の金曜日のミーティングでは、ありがとうございました。」としたい場合は、「Thank you for having a meeting last Friday.」のようになります。日本語でのメールでも良く使う、「この度は、ご連絡ありがとうございました。」にあたるのは、「Thank you for your e-mail.」という表現です。反対に、謝罪の気持ちを述べたい場合は、「I apologize for〇〇」を使います。謝罪の気持ちを伝える言葉には、「sorry」というものもありますよね。「sorry」は、「apologize」に比べると少し軽い印象の単語です。謝罪の内容や送る相手に応じて、使い分けるようにしましょう。また、謝罪の気持ちをさらに強調したい場合には、「apologize」の前に「sincerely」や「deeply」を付けることで、「誠に申し訳ございません。」のような意味合いにすることができます。

本文に入ったら、相手に内容が正確に伝わりやすいよう、簡潔に書くことを心掛けるようにしましょう。まず最初に結論や目的を書き、さらに詳しい内容へとつなげていきます。日本のビジネスシーンにおいても、内容をわかりやすく簡潔に書くことが求められていますが、海外ではさらに効率の良さを求められる傾向があります。まわりくどい表現や、関係代名詞を多用しダラダラ続くような文章は、とても読みにくくなってしまいますよね。目安として、ひとつの文章が70字以内におさまるようにしましょう。また、文字数を減らそうとすると、つい「won’t」などのように省略表現を用いたくなってしまうこともありますが、省略せずに「will not」ときちんと表記する方が丁寧な印象になります。また、「Thanks」はカジュアルな表現になるため、「Thank you」と書くようにしましょう。簡潔な文章を心掛けつつも、丁寧な表現は残すようにしていくことが大切です。そして、相手に何かを依頼する時には、「Please」や「would」を使いながら、丁寧な文章を作っていきます。ビジネスシーンでよく使われる、「もし〇〇であれば、メールをお願い致します。」は、「Please email me if 〇〇」、「ご対応をお願い致します。」は、「I would appreciate your attention.」というフレーズになります。問い合わせをしたい場合には、「I would like to ask some question about 〇〇」のような表現を使います。

添付ファイルがある場合は、本文の中で明記しておきます。「添付ファイルをご確認ください」という意味合いの文章は、英語では「Please check the attached file.」となります。他には、「I am sharing 〇〇 with you.」のような表現もあります。もし添付ファイルが複数になる場合は、「files」となるので、気を付けるようにしましょう。

結びの言葉もしっかりと

英語のメールの場合、結びとなる項目は二つあります。まず最初に、メールで送った内容の再確認や、謝罪、そして感謝など気持ちを伝える文章を入れます。「何かご不明な点がございましたら、ご気軽にご連絡ください。」という意味の「If you have any questions, please feel free to contact us. 」や、「お時間いただき、ありがとうございました。」という意味の「Thank you for your time.」、また、「ご連絡お待ちしております。」という意味の「“I am look forward to hearing from you.」などを書きます。

次に記載する結びの部分は、日本語で言うところの「敬具」にあたります。カジュアルな表現であれば、「Thank you,」や「Have a good day,」などを用いますが、ビジネスシーンではややかしこまった「Sincerely,」や「Best Regards,」を使うようにしましょう。さらにかしこまった表現を使いたい場合には、「Sincerely yours,」というものもあるので、送る相手に合わせて選ぶことが大切です。

署名の書き方

日本語でメールを送る際には、メールの最後に自分に関する情報を記載しますよね。英語で送る場合も、同じように必要になってきます。基本的には、名前、役職、部署、会社名の順番に書いていきます。会社名からはじまって部署名や名前と続けていく、日本語でメールを書く場合とは逆の順番となっているため、気を付けるようにしましょう。その下には、電話番号やFAX番号、そしてメールアドレスなども記載しておきます。電話やFAXの番号を記載する場合は、「+81」という日本の国番号も忘れずに書くようにしましょう。

簡潔さを心掛けよう

ビジネスシーンにおけるメールの作成では、書き出しや結びの文章など、ある程度のルールをしっておけば、それほど難しいものではありません。定型文を組み合わせたりすることで、しっかりとしたメールを作成できるようになります。また、本文に書く内容は、できるだけ要点をまとめて、簡潔に書くように心掛けるようにしましょう。